Hieronder geven we u een indruk
van toepassingsmogelijkheden met d.velop documents

Scannen en Classificeren

Documenten komen nog regelmatig als papier bij u binnen. Deze kunnen als stapels worden gescand en vervolgens kan automatisch worden bepaald welke type document het is. Door middel van intelligente software kunnen we belangrijke kenmerken van het document lezen. Die kunnen behulpzaam zijn bij het direct toekennen van een document aan een dossier of het starten van een workflow.

Electronisch archiveren

U hoeft zich geen zorgen meer te maken over uw documenten archief. Ieder document is makkelijk vindbaar en bevind zich bovendien in een dossier met heel veel andere relevante documenten. Daarnaast is er van elk document maar één versie en kunt u desgewenst eerdere versies raadplegen. En u weet vanaf nu zeker dat iedereen naar hetzelfde document kijkt en dat er geen misverstand meer is over de status van een document.
 

Digitale bestanden

Dossiers kunnen meer bevatten dan alleen documenten. Alle bestanden kunt u toevoegen aan dossiers, inclusief bijbehorende kenmerken waarop ze later eenvoudig zijn terug te zoeken. U kunt denken aan afbeeldingen, (bouw)tekeningen, video, muziek. Etc.

Digitale personeelsdossier

Door een zeer goede autorisatie binnen d.velop documents is ook het beheer van uw personeelsgegevens veilig en vertrouwd. Wij beschikken over speciale templates die het beheer van personeelsgegevens vereenvoudigd. Vanaf nu heeft u alle gegevens van uw personeel op één plek en makkelijk vindbaar, zonder dat ongeautoriseerde personen toegang hebben.

Digitale postverwerking

U kunt al uw binnenkomende post, zowel digitaal als fysiek, digitaal gaan verwerken. Per document type kunt u vooraf gedefinieerde workflows starten, zodat een document naar de juiste (groep van) personen wordt gestuurd. Niemand hoeft meer te wachten tot een document door een ander is gezien of doorgestuurd, een document kan door meerdere personen tegelijk worden gelezen. Ook kunt u een document aanvullen met uw opmerkingen en doorsturen naar een ander.

Inkoopfactuurverwerking

Alle inkoopfacturen kunnen handmatig of via een scanner geplaats worden in een daarvoor aangewezen map. Door d.velop documents worden alle documenten in deze map automatisch opgepakt waarna de workflow wordt gestart. De volgende stappen worden doorlopen:

• Herkennen met tekstherkenning, eerste controle op juistheid gelezen informatie
• Automatische matching met inkooporders indien aanwezig in uw ERP, uitval wordt aangeboden ter aanvulling en correctie
• Controle op juistheid van bedragen en boekingen van facturen waarbij verschillen zijn met inkooporder of waar geen inkooporder aanwezig is
• Controle, aanvulling en vrijgeven financiële boekingen
• Automatische boeking in uw ERP of financieel pakket. 

 zie voor meer informatie digital invoice processing

E-mail Management

Binnen verschillende email-applicaties biedt d.velop documents een geïntegreerde interface waarmee u handmatig of automatisch e-mails kan toevoegen aan een dossier. Desgewenst worden dan direct de juiste workflows gestart. Ook kunt u binnen bijvoorbeeld Outlook direct zoeken in uw digitale dossier.

Contract Management

Nooit meer twijfels over contracten, hoe lang ze nog duren, wanneer ze moeten worden verlengd of opgezegd. Daarnaast één plek waar u overzicht heeft op al uw verplichtingen. U kunt direct het contract raadplegen en desgewenst doorsturen naar iemand die een taak met betrekking tot het contract moet uitvoeren. Acties met betrekking tot contracten komen als taken in de takenlijst van de juiste personen.

Toegang met al uw apparaten

d.velop documents heeft apps en interfaces voor een grote variatie aan apparaten. Zo kunt u op uw telefoon, uw tablet, uw laptop of een desktop computer snel en eenvoudig een dossier raadplegen. Heel handig als u bijvoorbeeld bij relaties actuele informatie wilt naslaan. U heeft altijd uw volledige dossier bij de hand.